Loonadministratie

Wanneer u werknemers in dienst heeft dient er een loonadministratie bijgehouden te worden. Deze loonadministratie moet aan bepaalde voorwaarden voldoen zodat de gegevens verstrekt kunnen worden aan de belastingdienst.  

De Belastingdienst kan u bezoeken om uw loonadministratie te controleren. U bent verplicht om aan de controlerende ambtenaren inzage te geven in uw loonadministratie. U bent bovendien verplicht om de administratie zeven jaar te bewaren.  

Loonstaat
Een belangrijk deel van een sluitende loonadministratie is de loonstaat. Voor elke werknemer moet er een loonstaat volgens een voorgeschreven model bijgehouden worden dat bestaat uit twee delen:

  • een deel met de persoonlijke gegevens van de werknemer en andere gegevens die
  • van belang zijn voor een correcte loonheffing;
  • een deel met de loonbedragen, aftrekposten, inhoudingen, het uit te betalen loon, enzovoort.

Voor een goede loonadministratie zijn een aantal zaken van belang:

  • Vaststellen van dienstverband; bepalen of er sprake is van een dienstbetrekking;
  • de identiteit van de werknemer vaststellen; hiervoor is een geldig legitimatiebewijs nodig (géén rijbewijs);
  • een loonbelastingverklaring uitreiken aan de werknemer; wordt door werknemer ingevuld en door werkgever bewaard of opgestuurd naar de Belastingdienst;
  • Aanmelding bij Belastingdienst, meldingsplicht;
  • Bepalen wat tot het loon behoort: de loonheffing en de premies werknemersverzekeringen moeten worden ingehouden op of worden geheven over het loon
    (zie loonbelasting);
  • Berekenen Premies werknemersverzekeringen;


  • Berekenen Loonheffing;
  • Invullen van loonstaat;
  • Loonstrook aan werknemers verstrekken; iedere werknemer ontvangt bij uitbetaling van loon een loonstrook met een aantal verplichte gegevens;
  • Loonheffing aangeven en afdragen: De loonheffing die ingehouden wordt op het loon wordt periodiek afgedragen aan de Belastingdienst;
  • Na afloop van elk jaar wordt er voor iedere werknemer het loon, de ingehouden
  • loonheffing en een aantal andere gegevens opgegeven aan de Belastingdienst;
  • Jaaropgaaf verstrekken; Na afloop van het kalenderjaar worden er jaaropgaven verstrekt aan de werknemers